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重要资料档案管理规定

1 目的

为规范XX物业管理有限公司的重要资料管理工作，使公司各类重要资料能够及时收集、妥善管理及合理有效使用，制订本管理办法。

2 适用范围

本标准适用于XX物业管理有限责任公司的重要资料档案的管理工作。

3 管理职责

3.1行政人事部负责公司档案资料的管理工作，负责收集、整理、监督、指导、管理本公司的档案工作。

3.2各部门、各管理处应明确专人负责档案资料的收集、协助行政人事部资料员整理、做好档案管理工作。

3.3 管理处客户服务部指定专人负责本管理项目的专项档案资料的管理工作。

3.4资料管理员要及时、准确地向上级领导和有关业务部门提供祥实的档案资料并建立相关的档案查阅、借阅制度和手续。

4 程序和要求

4.1本规定所指的重要资料档案内容

4.1.1党群、文化工作档案

是指物业公司开展党委、工会、团委工作时形成的各种文件材料。包括奖状、证书、旌旗等。

4.1.2行政管理和经营管理档案

物业公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案。包括物业公司经营发展文件。

4.1.3基建档案

是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修中形成的建设档案，主要指物业的接管验收的材料，以及以后物业管理活动中改建、扩建、维修和养护时形成的文件、图纸资料。接管验收资料包括：

a)房产资料：房屋、设备及其附着物业清单、清册及表格。

b)技术资料：竣工图纸、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。

c)接管资料：公用设施（设备）验收情况、验收合格凭证、物业移交管理书及房屋、公用设施、设备及图纸接管验收清单、物业完好情况、接管文件。

4.1.4设备档案

是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器、仪表的档案。包括车辆、通信设备、计算机、复印机、保洁设备、维修设备等说明书、安装维修记录等文件、图纸资料。

4.1.5会计档案

是指物业公司在经营管理和各项会计核算中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。包括有关财会的政策性文件、财会工作计划总结、成本预决算文件、以及财会会议文件等。

4.1.6人员档案

包括各类员工的照片、各类证件的复印件以及反映员工各方面情况的材料等。包括公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件

4.1.7科教档案

是指物业公司针对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。

4.1.8物业管理专门档案

是指项目管理活动中形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的各种形式的文件材料。

1)物业清册

反映物业单元自然状况和权属状况的文件材料。

2)物业维修档案

在进行各单元维修、养护时所产生的一系列文件材料。包括维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。

对于整栋大楼或公共设施的大项维修养护时所形成的维修材料属于基建档案。

3)物业租赁档案

物业管理部门在开展租赁业务时，形成的包括租赁合同等档案资料。

4)业主（住户）档案

包括入伙通知书、物业管理服务合同、业主公约、业主验收房屋交接表、房屋装修申报表、装修履约书、住户情况登记表、身份证明材料。

5)物业管理服务档案

物业管理部门在开展绿化、环卫、安全防范、车辆管理等工作及为住户提供委托服务、开展经营活动所产生的文件材料。

4.2 档案资料形成的基本要求

4.2.1物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录。

4.2.2物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存。

4.2.3物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学。

4.2.4基层物业管理处日常运作形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考选用价值的各种形式的文件材料都作为物业档案资料的归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。

4.2.5初步形成的文书材料，经确定为没有查考价值或利用价值的不列入档案范围

4.3档案资料的整理

4.3.1按照档案的来源、时间、内容和形式的异同，进行分类，组成体系，以利于保管、检索和利用。

4.3.2档案一级目录可以根据4.1内容进行调整合分类。反归档的材料找不到一级目录，其相应的一级分类方案就是不科学的。

4.3.3根据一级类目各自特点设置二级或以下类目。业务量大、档案数目多则设下一级类目，反之则不设，以免复杂化。

4.3.4对物业档案分类类目进行标识，编制档案分类号。

4.3.5物业档案的立卷，要体现更加条理化、系统化，便于保管和利用。案卷包括：一是经过整理的文件本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备案表、案卷封面、封底、卷盒。

4.3.6归档时间要求：

1) 各类合同、协议、证照资料应在办妥后的第一时间交行政人事部登记存档，部门负责人为第一责任人。

2)图纸资料类接管验收手续办理完毕后，即刻移交归档。

3)音像、照片材料在活动结束后向资料管理员及时移交。

4)会计档案整理后在财务部保存两年后向档案室移交。

5)公司档案室的立卷归档装订工作于次年四月底结束；

4.4 档案资料的管理

4.4.1物业公司指定专人负责档案的管理工作。

4.4.2档案管理要坚持分类保管，要坚持以保护为宗旨、以利用为目的原则。

4.4.3档案管理好做到存放条理化，排列系统化，保管科学化，便于档案的提还，即要做好管理，又要方便利用。

4.4.4档案保管要做到以防为主，防治结合。防止“五害”，即防水、火、盗、虫、霉。

4.4.5存放档案的库房要确保安全、防盗、防尘、防霉、防火、防光、防鼠。档案库房要相对集中，不与其他办公、技术用房混杂穿插。

4.4.6档案柜要使用铁制的，外观整洁、美观，统一贴插标签。

4.4.7档案库房要保持干净、卫生，并配置灭火器、温湿度计。新建库房最好采用水磨石地面，窗户要严实，必须擦洗、除尘和消毒。定期进行清扫卫生和维护工作。

4.4.8定期不定期对档案进行安全检查。其一是从政治安全角度，检查档案有无被盗、破损、泄密的情况，及时发现不安全因素；其二是从保护技术的角度检查，看档案有无发黄、变脆、退色、虫霉感染，潮湿粘连等自然损毁现象，以便采取措施、积极防治；其三是从档案管理方面检查案卷是否有错位，管理是否符合要求。

4.4.9检查方式：

1)定期检查：一般一年或两年一次，按照目录逐卷检查。

2)不定期检查：在库房发生被盗、水、火情况，保管人员调换工作等情况时检查，发现问题再全面检查。

3)检查时必须做检查记录，以一级目录为单位，报告内容包括检查工作的组织、人员、检查时间、进行情况、发现问题及处理意见等。

4.5借阅档案管理

4.5.1外单位人员查阅档案，须持本单位介绍信，登记后方可查阅。档案原件不外借。

4.5.2本单位同志查阅档案、资料，须进行利用档案登记。若借阅，须写出书面报告，经有关领导批准，时间一般不超过三天。

4.5.3抄录、复印档案材料，须视其保密程度分别经有关领导批准方可给予办理。

4.5.4对外签定的各类合同、协议，一经登记存档，其原件一概不得借出或查阅。借阅只限其副本。

4.5.5查阅、借阅档案者，要爱护档案文件、资料，严禁在档案文件上划线、圈点、作标记、不得涂改、伪造、撕毁、裁剪等损坏档案原件。违者严肃处理。

4.5.6阅览时，不得吸烟，不得在桌旁放置水杯、墨水等易污染档案之物品。

4.6档案的鉴定、销毁

档案鉴定工作，在本公司档案鉴定领导小组的领导下进行。

4.6.1文书档案的鉴定，由档案人员会同办公室主任及分管领导组成鉴定领导小组，对保管到期的文书档案进行鉴定。

4.6.2会计档案的鉴定，由档案人员会同会计人员及分管领导组成鉴定领导小组，对保管到期的会计档案进行鉴定。

4.6.3对失去保存价值的档案文件，编造销毁清册，经公司领导批准后，由二人监销，并在销毁清册上签字。

4.6.4其他档案按规定的保存价值和年限进行销毁清册。

5 记录表格

《资料存档目录》

《借阅登记表》

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